Минфин напомнил об обязанности и сроках хранения документов налогоплательщиков
Корякина Алёна, системный аналитик ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ»
В сентябре Минфин опубликовал на своем сайте Информацию № ПЗ-13/2015, в которой напомнил, что по закону организации и индивидуальные предприниматели обязаны хранить архивные документы учета и отчетности. Это касается как документов на бумаге, так и в электронном виде.Финансовое ведомство также напомнило о сроках хранения различных видов документов.
Информация выпущена Минфином во исполнение п. 6 раздела IV Дорожной карты «Совершенствование налогового администрирования», утвержденной Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р. Согласно ему, в рамках совершенствования электронного документооборота должны быть даны разъяснения Минфина о применении установленных Минкультуры правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков.
Какие документы сколько хранить
Финансовое ведомство указало, что согласно Федеральному закону о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402-ФЗ организовать хранение бухгалтерских документов должен руководитель организации. Храниться первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения должны не меньше 5 лет после отчетного года.
Налоговый кодекс предъявляет свои требования к хранению бухгалтерских и налоговых документов. Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохраненность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение 4 лет. Это относится и к документам, подтверждающим доходы, расходы, уплату налогов. Обязанность по организации хранения налоговых деклараций, счетов-фактур, регистров налогового учета и других документов, согласно Информации, также возложена на руководителя организации или физическое лицо-налогоплательщика.
Правила хранения документов
Законодатели планируют принятие отдельного федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документообороту и организации хранения документов, в том числе подписанных электронной подписью. Но пока что такого стандарта нет. До его утверждения Минфин рекомендовал руководствоваться двумя документами: Положением о документах и документообороте в бухучете от 29.07.1983 № 105 и Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526, утверждающим правила организации хранения архивных документов.
Правила, утвержденные Минкультуры, вступили в силу 21 сентября 2015 года. В них, в частности, отмечается важность поддержания в актуальном состоянии прогаммно-аппаратной среды в архиве организации для надежного хранения электронных документов. Предлагается не реже 1 раза в 5 лет проводить технический контроль состояния носителей электронных документов и перезапись документов на более новые носители при необходимости.
«Баланс-2: ФАЭД» для работы с электронными документами в архиве
Специализированный файл-менеджер «Баланс-2: Файловый архив электронных документов» позволяет работать с файлами электронных юридически значимых документов: определять их назначение, проверять целостность комплекта документов и корректность электронных подписей, просматривать печатные формы.
Во многих случаях программа позволяет не только работать с архивом, но и формировать его путем групповой выгрузки документов из системы «Контур-Экстерн».
«Баланс-2: ФАЭД» умеет работать с «первичкой», документами отчетности во все виды контролирующих органов, а также с документами, полученными налогоплательщиком от налоговых органов в рамках сверки расчетов с бюджетом.
Программа полезна как при представлении электронных документов третьим лицам по требованию (в банк, на конкурс, партнерам), так и при получении электронных документов – например, банку для приема и проверки отчетности заемщиков.