Как сохранить электронные документы сданных отчетов и представить их контроллерам?

1. Документы, подтверждающие факт сдачи отчетности в различные контролирующие органы

1.1 Обмен электронными документами между налогоплательщиком и ФНС

Согласно Порядку (утв. Приказом ФНС от 02.11.2009 №ММ-7-6/534@) представления отчетности в ФНС в электронном виде факт сдачи отчетности в ФНС подтверждается квитанцией о приеме, в которой дата представления документа фиксируется на основании даты, указанной в электронном документе «Подтверждение даты отправки», формируемом спецоператором связи или самим налоговым органом (при отправке непосредственно в налоговый орган).

Факт того, что отчетность без ошибок загружена в информационную базу данных налогового органа, подтверждается электронным документом «Извещение о вводе». Если же в отчетности обнаружены неточности, то ИФНС вышлет «Уведомление об уточнении», получив которое налогоплательщик должен исправить указанные в уведомлении ошибки и повторно выслать декларацию в ИФНС. При этом штрафные санкции за несвоевременное представление отчетности не взыскиваются, так как дата сдачи ранее уже зафиксирована в документе «Подтверждении даты отправки».

Табл. 1. Типы сопровождающих документов, используемых в электронном документообороте с ИФНС

На Рис. 1 представлен состав электронных документов, которые участвуют в обмене между налогоплательщиком, спецоператором связи и налоговым органом при представлении декларации по налогу на прибыль.

Рис. 1 . Состав электронных документов, сопровождающих сдачу декларации по налогу на прибыль в налоговый орган

Как видно из Рис. 1, документооборот включает файлы двух типов:

• .xml-файл – это электронный вариант документа отчетности или подтверждающего его отправку документа, составленный по установленному ФНС формату;
•  sig-файл – это электронно-цифровая подпись (квалифицированная ЭЦП) уполномоченного лица, подписавшего документ, а именно: налогоплательщика, спецоператора или контролирующего органа. Для удобства связывания файла документа и его ЭЦП, имя последнего обычно образуется путем добавления к имени файла документа расширения «.sig». Таким образом, образуется файл ЭЦП, имя которого оканчивается на «.xml.sig». Почему «обычно», потому что программы некоторых спецоператоров так не поступают, чем затрудняют понимание пользователями и другими программами назначения и связи образуемых файлов.

1.2 Характеристики электронного документооборота между налогоплательщиком и ФСС

Порядок обмена документами в электронном виде с ЭЦП между страхователями и Фондом социального страхования, утвержденный Приказом ФСС от 12.02.2010 №19 (в ред. от 14.06.2011), предполагает, что документом, подтверждающим сдачу формы 4-ФСС, является:

1. квитанция о получении Расчета или
2. квитанция о получении Расчета с ошибками

Дата представления отчета, от которой зависит, своевременно ли страхователь представил отчетность, фиксируется в самой в квитанции (а не в подтверждении даты отправки, поскольку такой документ при сдаче отчетности в ФСС не предусмотрен).

При получении квитанции с ошибками Фонд рекомендует внести исправления в форму 4-ФСС (в соответствии с протоколом ошибок) и повторно направить отчет на Шлюз ФСС. В этом случае датой представления отчета будет считаться дата, указанная в первой сформированной квитанции за текущий отчетный период.

К документам, сопровождающим отправку формы 4-ФСС в электронном виде, относятся отчеты об ошибках форматного и/или логического контроля (при наличии таковых ошибок), а также квитанция (см. Табл. 2).

Табл. 2 . Типы сопровождающих документов, используемых в электронном документообороте с ФСС

Квитанция о получении Фондом отчета (с ошибками или без них) представляет собой зашифрованный и подписанный уполномоченным лицом ФСС файл с расширением «.р7е». После расшифровки файла квитанции можно увидеть, что он содержит html-файл протокола обработки файла отчета 4-ФСС и оригинальный xml-отчет страхователя. Наличие таких двух файлов в квитанции подтверждает, что квитанция соответствует именно вложенному в нее отчету 4-ФСС.

1.3 Характеристики электронного документооборота между налогоплательщиком и ПФР

Согласно Распоряжению Правления ПФР от 11.10.2007г. №190р, которым регламентируется электронный документооборот со страхователями, документом, подтверждающим факт представления отчетности в ПФР, является протокол контроля отчетности. Последний может иметь как статус «положительный», означающий, что отчетность считается успешно принятой и «отрицательный», в случае, если в отчетности в ПФР были выявлены ошибки, которые следует исправить и отправить отчетность заново.

Аналогично отчетности в ФНС, сформированные в электронном виде сведения персонифицированного учета и РСВ-1 обычно представляют собой файлы двух типов: «.xml» и «.xml.sig».

Рис. 2 . Состав электронных документов, сопровождающих сдачу пакета сведений в ПФР

Особенности хранения подтверждающих сдачу документов

Определившись с теми документами, которыми подтверждается факт сдачи отчетности в контролирующие органы, разберемся с местами их хранения/размещения.

Итак, по порядку. Отчетность в ФНС в электронном виде можно представить через:

1. спецоператора связи,
2. непосредственно в налоговый орган по безспецоператорной схеме, например, через систему ГНИВЦ-Прием Регион (схема ГПР) или через сайт ФНС России.

В первом случае отправленная отчетность, а также комплект подтверждающих документов передаются через сервер спецоператора связи. А у некоторых спецоператоров такие документы могут храниться в зашифрованном виде на сервере спецоператора, например, на сервере системы «Контур-Экстерн». Если же требуется, представить электронные документы отчетности, заверенные налоговым органом, в кредитную организацию, аудиторам, в конкурсную комиссию или проверяющим контролирующих органов, то их необходимо сохранить на диск. Это можно сделать, используя функцию сохранения документооборота. Такие функции в большинстве программ отправки электронной отчетности реализованы. Именно так «сохранение документооборота» они называются в программе «Баланс-2W» и системе «Контур-Экстерн».

Если отчетность отправлена через сайт ФНС, то документ сданной отчетности и его ЭЦП, а также подтверждающие ее представление документы должны хранятся на сайте ФНС (см. Рис. 3).

Рис. 3 . Отчетность и сопровождающие ее документы, отправленные через Портал ФНС

Все электронные документы, которыми обменивается налогоплательщик, спецоператор (если он участвует в электронном документообороте) и налоговый орган, обычно сохраняются в виде файлов двух форматов: «.xml», и «.xml.sig». Первый документ – это сформированный по установленному формату электронный файл документа. Второй – электронная подпись под документом уполномоченного лица.

Xml-файл можно открыть с помощью браузера, а вот «прочитать» его может только специалист, разбирающийся в форматах документов (см. пример файла на Рис. 4).

Рис. 4 . Файл сообщения об ошибке в декларации, поступивший из ФНС

Просмотреть в удобном виде файлы с расширением «.xml.sig», содержащие ЭЦП, можно с помощью специализированного программного обеспечения, позволяющего проверять подписи под электронными документами. Одной и таких известных программ является КриптоАРМ – программа, предоставляющая диалоговый интерфейс для выполнения криптографических операций, таких как шифрование и расшифрование, формирование и проверка электронной подписи и других.

С хранением отчетности в ФСС ситуация несколько иная. Формы 4-ФСС, отправленные в электронном виде, поступают на единый для всей страны Шлюз приема, где и хранятся квитанция об их приеме, являющиеся электронными юридически значимыми подтверждающими документами. При наличии ошибок на Шлюзе ФСС также можно найти протокол ошибок форматного и (или) логического контроля.

Рис. 5. Отображение состояния электронного документооборота с ФСС на Шлюзе приема

Для чтения квитанции ФСС предлагает страхователям воспользоваться программой ARM.exe, которая расшифровывает файл квитанции, имеющей расширение «.p7e», подписанный уполномоченным лицом ФСС.

С документами, подтверждающими представление отчетности в ПФР в электронном виде, ситуация тоже имеет свои особенности. Так, завершенный документооборот по персонифицированному учету, по требованиям ПФР, не подлежит хранению на серверах спецоператоров связи. Поэтому страхователи, использующие web-сервисы спецоператоров для отправки и хранения документов и желающие в любой момент просмотреть и при необходимости предоставить проверяющим их деятельность лицам не только саму отчетность в ПФР, но и документы, подтверждающие ее представление, должны своевременно сохранять документы у себя на рабочем месте. Для этого у таких спецоператоров предусмотрена специальная функция «Сохранить все документы и подписи».

Сохраненная на рабочую станцию страхователя отчетность и подтверждающие ее сдачу документы, как уже говорилось ранее, тоже обычно состоит из файлов двух типов: «.xml» и «.xml.sig» (см. Рис. 2). Просмотреть их можно также как и налоговую отчетность с помощью программного обеспечения, позволяющего расшифровывать и проверять подписи под электронными документами, например, программы КриптоАРМ.

Таким образом, для просмотра и надежного хранения документов, подтверждающих сдачу отчетности в контролирующие органы, компаниям рекомендуем:

1. регулярно сохранять в электронном архиве на своем диске комплекты электронных документов, подтверждающих сдачу отчетности в контролирующие органы,
2. иметь возможность просматривать эти электронные документы с помощью специализированных программ. Но для этого такие программы, как вышеупомянутые  КриптоАрм и ARM.exe не очень удобны. КриптоАрм, являяся универсальной, не позволяет просматривать xml-отчеты в удобочитаемом бухгалтером виде, а ARM.exe предназначена только для работы с расчетом 4-ФСС.

3. Программное обеспечение для хранения и просмотра подтверждающих сдачу отчетности документов

Для работы с архивом электронных документов компанией «ОВИОНТ ИНФОРМ» разработана программа «Баланс-2: Просмотр электронных документов», позволяющая просматривать электронные документы, подготовленные в соответствии с требованиями ФНС, ПФР и ФСС России и форматами файлов документов для передачи их в электронном виде.

Программа позволяет в удобном для бухгалтера и проверяющего виде просматривать:

• список документов, подтверждающих факт сдачи отчетности в контролирующий орган (Рис. 6),

Рис. 6 . Главное окно программы «Баланс-2: Просмотр электронных документов»

• электронный документ отчетности, представленный в контролирующий орган, включая ФНС, ФСС и ПФР (Рис. 7),

Рис. 7 . Электронный документ отчетности

• сведения о лице, его подписавшем и сертификате его электронной цифровой подписи (Рис. 8),

Рис. 8 . Просмотр информации об ЭЦП и сертификате

• данные об отправке документа в контролирующий орган,
• данные о лице, получившем документ и сертификате его электронной цифровой подписи,
• подтверждающие отправку и их доставку документы между отправителем и получателем, включая квитанции о получении, протоколы контроля, извещения о вводе в базу данных электронных документов, а также ЭЦП уполномоченных лиц контролирующих органов (Рис. 9).

Рис. 9 . Просмотр извещения о получении декларации в налоговом органе

Программа будет полезной не только лицам, подготавливающим и принимающим отчетность в соответствии с требованиями закона, то есть налогоплательщикам и контролирующим органам – ФНС, ПФР, ФСС, но и лицам, желающим обмениваться электронными документами по своему желанию, например, кредитным организациям, принимающим отчетность заемщиков в электронном виде, их клиентам, аудиторам, руководителям финансовых подразделений.

Программа «Баланс-2: Просмотр электронных документов» может применяться пользователями не только программы «Баланс-2W», но других программ подготовки электронной отчетности и абонентами любых специализированных операторов связи.