Что нужно знать налогоплательщику, чтобы подготовиться к внедрению МЧД
Минцифры опубликовал формат универсальной машиночитаемой доверенности (МЧД). Единый формат версии 003 формы доверенности и схемы xml-валидации размещен на едином портале госуслуг ЕПГУ.
Предполагается, что Универсальная МЧД может быть использована для разных ситуаций: и в качестве обычной доверенности при взаимодействии с контрагентами, и для представления в госорганы, в том числе и ФНС, и для нотариального заверения. И для каждой ситуации могут быть случаи, которые нужно было предусмотреть, поэтому формат получился большим и сложным, но и универсальным. Отметим, что в настоящее время уже используется МЧД, действующая для случаев взаимодействия налогоплательщиков с ФНС РФ, которую можно подготовить в программах и сервисах операторов ЭДО, например, в Контур.Экстерн или Баланс-2W/Н и передать в ФНС РФ в электронном XML-формате так же, как передаются сейчас электронные декларации и другие документы.
Напомним, что само понятие МЧД ввели в связи с реформой по замене сертификатов сотрудников юридических лиц на сертификаты физических лиц с приложенной машиночитаемой доверенностью и изменениями в Федеральный закон N 63-ФЗ "Об электронной подписи". МЧД представляет собой формализованный документ в формате XML, подписанный сертификатом руководителя юридического лица, его доверенным лицом или нотариусом при передоверии.
Обязательным к применению МЧД станет с 1 сентября 2023 года, а пока установлен переходный период, во время которого необходимо привести бизнес-процессы и информационные системы налогоплательщиков в соответствие с требованием законодательства. Остановимся на основных вопросах подготовки к переходу на использование МЧД.
Создание и администрирование МЧД
При создании машиночитаемой доверенности необходимо в первую очередь определить формат, в которой МЧД будет создана. В настоящий момент действует оба формата – единый формат версии 003, и базовый формат версии 002.
Специалисты нашей компании считают, что в перспективе единый формат версии 003 будет более часто используемым форматом. А поскольку поддерживать 2 формата одновременно не целесообразно, то со временем останется только формат версии 003, что нужно учесть при доработках информационных систем, в которых налогоплательщики будут создавать МЧД.
Кроме создания МЧД необходимо предусмотреть вопрос с их администрированием, то есть с учетом выданных доверенностей, их своевременным обновлением при истечении срока действия, а также аннулированием доверенностей при увольнении сотрудников. Разработанный регламент по ведению реестра МЧД позволит налогоплательщику не запутаться в выданных доверенностях.
Как хранить?
Хранение МЧД может быть организовано как в информационной системе налогоплательщика, так и у внешнего лица: аккредитованных удостоверяющих центров (АУЦ), операторов электронного документооборота (ЭДО), федеральных органов исполнительной власти и т.д.
Полный перечь лиц, имеющих право хранить МЧД определен Постановление Правительства РФ № 223 от 21.02.2022 "Об утверждении организационно-технических требований к порядку хранения, использования и отмены, указанных в статьях 17.2 и 17.3 Федерального закона "Об электронной подписи" доверенностей". При выборе информационной системы (ИС) для хранения МЧД необходимо предусмотреть способ обеспечения доступа для просмотра сведений о доверенностях для внешних пользователей. Например, хранение в распределенном реестре ФНС РФ, эксперимент по хранению МЧД в котором проходит в настоящее время, не только решает вопрос об организации доступа к доверенностям извне, но и снимает дополнительную нагрузку по проверке доверенностей.
Как проверять?
Во время загрузки МЧД для хранения в распределенном реестре ФНС РФ ведется проверка электронной подписи, которой доверенность была подписана, а также полномочия, которые в ней были указаны.
При таком варианте хранения в информационных системах налогоплательщика необходимо проводить проверку доверенности только в сравнении с тем документом, к которому она приложена.
При самостоятельном хранении доверенности в рамках информационной системы налогоплательщика или если контрагент присылает приложенную к документу доверенность в формате xml, то необходимо будет проверить МЧД самостоятельно и в своей информационной системе сравнивать информацию в доверенности с информацией в документе и с информацией из ЭП подписанта для того, чтобы иметь возможность проверять подписанта по документу.
Для этого нужно убедиться в том, что тот, кто подписал документ имел на это полномочия, то есть:
- Наличие КЭП и соответствует ему подписи в документе,
- Полномочия руководителя при подписании МЧД,
- Действительность МЧД на указанный момент времени,
- Полномочия подписанта ЭД.
Таким образом, полная проверка включает проверку самой электронной подписи, соответствие документа формату, соответствие подписи документу и действительности МЧД на момент подписания, включая полномочия подписанта.
Как передавать МЧД?
Машиночитаемую доверенность можно передавать отдельным документом, а если МЧД не прикладывается к пакету документов, которые подписаны с ее использованием, то должно быть указано название информационной системы, в которой можно получить сведения о доверенности и ее идентификатор в этой системе.
В письме ФНС ЕА-4-26/3420@ от 22.03.2023 г. приведены рекомендации по указанию в "свободных" полях, утвержденных приказами ФНС РФ документах идентифицирующей информации об информационной системе, в которой осуществляется хранение машиночитаемой доверенности.
Для неформализованных электронных документов есть только требование указать сведения об информационной системе, хранящей данные об МЧД, при этом требований указать их в каком-либо специальном месте нет.
Эксперты компании «ОВИОНТ ИНФОРМ» рекомендуют подготовиться к обязательному применению МЧД и доработать свои информационные системы или использовать уже готовые решения.
Так, например, сформировать доверенность можно в программах «Баланс-2W” и «Баланс-2Н» в комплектах «Документы B2B», а проверить ее можно и в программе «Баланс-2: Файловый архив электронных документов». Кроме того, в указанных программах можно организовать хранение файлов доверенностей и других электронных документов.
Широкий спектр возможностей работы с МЧД предоставляет сервис Контур.Доверенность, доступ и взаимодействие с которым предлагает сервисный центр компании «ОВИОНТ ИНФОРМ».