Машиночитаемые доверенности в сфере грузоперевозок и ВЭД реализованы в «Баланс 2W/H»
Недавние изменения в законодательстве значительно расширяют сферу применения МЧД. Во-первых, необходимость в электронных доверенностях возникла из-за внедрения системы СПОТ для случаев ввоза товаров из стран ЕАЭС автотранспортом. Во-вторых, в связи с переходом на электронные документы в грузоперевозках в целом. Отметим, что МЧД для подписания документов понадобятся большинству организаций - не только крупным компаниям, но и малым бизнесам.
Кому потребуется больше МЧД
С 1 сентября 2026 года вступили в силу нормы, предусматривающие обязательный переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) для всех видов коммерческих грузоперевозок автомобильным, железнодорожным и авиационным транспортом (Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ). Новый порядок распространяется на всех участников транспортной цепочки: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов.
Чтобы перейти на ЭПД, необходимо не только получить сертификат квалифицированной электронной подписи, но и оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) для сотрудников (кроме собственно руководителя), которые будут подписывать электронные перевозочные документы.
Другое нововведение: с 1 июня 2026 года начала функционировать система СПОТ. В тех случаях, когда компания ввозит товары из стран ЕАЭС автомобильным транспортом, придется заранее сообщать о предстоящей поставке в ФНС через оформление Документа о предстоящей поставке (ДОПП). В подавляющем большинстве случаев документы в систему подает не руководитель, а уполномоченный сотрудник. Поэтому опять же потребуется МЧД.
В программных решениях «Баланс-2W» и «Баланс-2Н» компании «ОВИОНТ ИНФОРМ» можно удобно заполнять, проверять правильность заполнения, подписывать, загружать в ЦПРР - единое блокчейн хранилище машиночитаемых доверенностей (МЧД), хранить МЧД, а также формировать реестр МЧД организации для контроля их сроков действия. Остановимся на отдельных особенностях электронных доверенностей для осуществления узкоспециальных задач в сфере грузоперевозок и ВЭД.
Как сформировать МЧД для работы cо СПОТ
Сценарий создания МЧД начинается с выбора формата доверенности. Для подписания ДОПП подходит формат: 5.03 (ФНС) или 003 – универсальный. Таковы разъяснения регулятора, размещенные в Вопросах и ответах сервиса заявителя на сайте ФНС. Какая доверенность лучше? Если МЧД нужна не только для взаимодействия с ФНС, но и, например, для подписания документов по перевозкам, лучше выбрать формат 003. МЧД формата 5.03 можно переслать в ФНС только через оператора ЭДО, а МЧД формата 003 можно самостоятельно загрузить в ЦПРР.
И МЧД формата 5.03, и МЧД формата 003 доступны в программных решениях «Баланс-2W» и «Баланс-2Н» из комплекта документов «Доверенности (МЧД)».
Двойной клик на наименовании типа доверенности активирует функционал создания МЧД.
Далее необходимо заполнить форму доверенности. Можно заполнять все поля или только те, которые недопустимо оставлять пустыми (иначе доверенность не пройдет проверку). Обязательные поля на экранной форме выделены полужирным шрифтом.
Во вкладке «Доверенность» пользователю предлагается указать дату совершения доверенности.
В соответствии с положениями пункта 2 Приказа Минцифры России от 18.08.2021 № 857 «Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи» доверенность должна содержать «дату совершения (в случае наличия метки доверенного времени датой совершения доверенности считается дата создания метки доверенного времени)». Следует ли согласовывать дату доверенности с планируемой датой подписания файла МЧД? Судебная практика отвечает на этот вопрос отрицательно (см., например, Решение Арбитражного суда Костромской области от 07.08.2026 по делу № А31-8025/2025). Тем более, что проведение подобных проверок форматом МЧД не предусматривается.
ФНС рекомендует формировать доверенности для подписания ДОПП сроком до 1 года, максимум 3 года и в любом случае не дольше срока действия сертификата ключа электронной подписи. Короткий срок снижает риск, что доверенность останется действующей после увольнения ответственного сотрудника, но требует чаще возвращаться к оформлению. Длинный срок удобнее, но при необходимости важно не забыть отозвать доверенность вручную.
Нужно иметь в виду, что продление нельзя будет оформить через редактирование старой МЧД. Потребуется выпуск новой. При этом доверенностей на одного сотрудника можно оформить сколько угодно. Поэтому продление можно начинать заранее, чтобы между старой и новой МЧД не было разрыва.
В настоящее время в классификаторах полномочий насчитывается множество разделов. Разобраться в этом громадном перечне бывает нелегко. Поэтому стоит детально рассмотреть вопрос выбора соответствующих полномочий.
В формате 5.03 есть три подходящих полномочия:
03 – Представлять налоговую декларацию, другую отчетность;
21 – Подписывать документы, информацию;
22 – Представлять документы, информацию.
В формате 003 эти же полномочия имеют аналогичные коды:
2_FNS03 – Представлять налоговую декларацию, другую отчетность;
2_FNS21 – Подписывать документы (информацию);
2_FNS22 – Представлять документы (информацию).
Возникает вопрос ДОПП – это все-таки отчетность или информация. По мнению ФНС, это отчетность.
Однако для перестраховки можно указать все три полномочия.
Обращаем внимание, что недавно ФНС опубликовала обзор популярных вопросов по применению МЧД. Основные выводы:
- важно, чтобы в МЧД и в сдаваемой отчетности совпадали ИНН и КПП налогоплательщика, но если КПП меняется в связи со сменой адреса, то перевыпускать доверенность с актуальным КПП не требуется в случае, если она оформлена на все налоговые либо в списке налоговых, который в ней указан, есть актуальный налоговый орган;
- если в МЧД указано полное наименование компании, а в системе приемочного узла сокращенное, приемка документов пройдет, если ИНН и КПП указаны правильно.
Как сформировать МЧД для работы по ЭПД
Для работы с электронными перевозочными документами подойдет только МЧД формата 003 (доступна из комплекта «Доверенности (МЧД)» меню «МЧД формата 003 для ЭПД»).
Специального кода «для работы с ЭПД» в классификаторах нет. Для подписания электронной транспортной накладной можно использовать, например, код BBDOCS_DOCS_DCSALL_SRCDOC_SOURCEDOCS8. Однако перечень документов, задействованных в ЭПД довольно обширен. На обязательный электронный документооборот переводятся транспортные накладные, заказы-заявки на перевозку, поручения экспедитору, экспедиторские и складские расписки, грузовые авианакладные, а также транспортные железнодорожные накладные. Взаимная замена невозможна. Нельзя, скажем, заменить экспедиторскую расписку транспортной накладной. Это документы, служащие для оформления разных событий разными участниками. Экспедиторская расписка подтверждает факт получения товара экспедитором от клиента. А электронная транспортная накладная – факт заключения договора перевозки груза между грузоотправителем и перевозчиком.
Поэтому на практике могут потребоваться более широкие полномочия и общий код KLASS_2.0_SIGN_DIG_DOC.
Любую МЧД, сформированную в программах «Баланс-2W» и «Баланс-2Н», можно проверить на соответствие форматам регулятора. Комплексная проверка доверенности доступна нажатием клавиш F8 и F9 или соответствующих кнопок проверки по контрольным соотношениям и форматному контролю формируемого XML-файла МЧД.